1 Preambuła

 

Jako Kitotec GmbH jesteśmy zobowiązani do tworzenia środowiska opartego na uczciwości, szacunku i profesjonalizmie. Niniejszy Kodeks Postępowania służy jako przewodnik dla naszego zachowania i interakcji, zarówno wewnątrz firmy, jak i w kontaktach z naszymi klientami, partnerami i opinią publiczną.

Naszym celem jest promowanie kultury charakteryzującej się wzajemnym szacunkiem, uczciwością i współpracą. Dążymy do stworzenia środowiska pracy wolnego od dyskryminacji, nękania, nieetycznych zachowań i wszelkiego rodzaju nadużyć.

Szanujemy różnorodność i cenimy różne perspektywy członków naszego zespołu. Wspieramy otwarte i integracyjne środowisko, w którym każdy ma szansę w pełni wykorzystać swój potencjał.

Uznając niniejszy Kodeks Postępowania, zobowiązujemy się do dostosowania naszych codziennych działań i decyzji do najwyższych standardów etycznych oraz do podtrzymywania reputacji i wartości Kitotec GmbH.

 

2 Obowiązki

 

2.1 Przywództwo i zarządzanie :

Kierownictwo i zarząd Kitotec GmbH są odpowiedzialni za promowanie kultury, która wdraża zasady niniejszego Kodeksu Postępowania. Stanowią oni wzór etycznego postępowania i są odpowiedzialni za zapewnienie, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją i przestrzegają wytycznych.

2.2 Członkowie zespołu:

Każdy członek Kitotec GmbH jest odpowiedzialny za przestrzeganie Kodeksu Postępowania i wcielanie go w swoje zachowanie. Obejmuje to szacunek dla współpracowników, klientów, partnerów i zasobów firmy.

2.3 Zgłaszanie i obsługa naruszeń:

Obowiązkiem każdej osoby jest zgłaszanie potencjalnych naruszeń Kodeksu postępowania. Spółka zapewnia, że takie zgłoszenia są traktowane jako poufne i odpowiednio badane. Istnieją jasne procedury postępowania w przypadku naruszeń, w tym odpowiednie sankcje.

2.4 Integracja z kulturą korporacyjną:

Obowiązkiem wszystkich członków zespołu jest aktywna integracja Kodeksu Postępowania z kulturą korporacyjną oraz zapewnienie, że jest on regularnie przeglądany, aktualizowany i komunikowany.

 

3 Zgodność z przepisami prawa i regulacjami

 

3.1 Zgodność z prawem:

Kitotec GmbH i członkowie jej zespołu są zobowiązani do ścisłego przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów prawa, regulacji i standardów we wszystkich regionach i krajach, w których firma prowadzi działalność.

3.2 Etyka i uczciwość:

Zobowiązujemy się nie tylko do przestrzegania prawa, ale także do promowania etycznego postępowania i najwyższego poziomu uczciwości we wszystkich naszych działaniach biznesowych. Oznacza to, że przestrzegamy nie tylko wymogów prawnych, ale także standardów etycznych, które wykraczają poza te wymogi.

3.3 Szkolenie i świadomość:

Kitotec GmbH zapewni, że wszyscy członkowie zespołu będą regularnie informowani o obowiązujących przepisach, regulacjach i politykach wewnętrznych, aby zapewnić, że są w stanie zrozumieć i przestrzegać tych przepisów.

3.4 Wytyczne w przypadku niejasności:

W przypadku pojawienia się niejasności lub pytań dotyczących interpretacji przepisów prawa lub regulacji, Kitotec GmbH zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednich zasobów w celu zapewnienia jasności i zgodności.

 

4 Równe szanse i równe traktowanie

 

4.1 Niedyskryminacja:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do tworzenia środowiska pracy, w którym wszyscy pracownicy są traktowani jednakowo bez względu na płeć, pochodzenie etniczne, orientację seksualną, religię, wiek, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność lub inne cechy chronione. Dyskryminacja w jakiejkolwiek formie nie będzie tolerowana.

4.2 Integracja i różnorodność:

Staramy się promować różnorodną i integracyjną kulturę pracy, która ceni i zachęca do różnych perspektyw, środowisk i umiejętności. Kitotec GmbH jest zaangażowana w aktywne wspieranie równych szans i różnorodności oraz przełamywanie barier.

4.3 Promowanie środowiska opartego na szacunku:

Każdy pracownik Kitotec GmbH ma obowiązek przyczyniać się do tworzenia środowiska pracy opartego na szacunku. Obejmuje to komunikację opartą na szacunku, kolegialną współpracę i powstrzymywanie się od wszelkich form nękania lub dyskryminacji.

4.4 Równe szanse w rozwoju kariery:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do tworzenia sprawiedliwych i przejrzystych podstaw rozwoju kariery i awansów, które opierają się na kompetencjach, wynikach i umiejętnościach oraz nie dopuszczają dyskryminacji ze względu na cechy osobiste.

 

5 Zwalczanie korupcji

 

5.1 Polityka zerowej tolerancji:

Kitotec GmbH stosuje surową politykę zerowej tolerancji wobec wszelkich form korupcji, w tym przekupstwa, defraudacji i innych nieetycznych lub nielegalnych działań.

5.2 Zgodność z prawem i wytyczne:

Wszyscy pracownicy Kitotec GmbH są zobowiązani do pełnego przestrzegania wszystkich praw i przepisów zakazujących korupcji i przekupstwa, niezależnie od ich lokalizacji lub stanowiska w firmie.

5.3 Kontrole wewnętrzne i przejrzystość:

Spółka wdrożyła mechanizmy kontroli wewnętrznej i wytyczne mające na celu identyfikację, zapobieganie i minimalizowanie ryzyka korupcji. Obejmuje to jasne wytyczne dotyczące przyjmowania prezentów, darowizn lub korzyści od podmiotów zewnętrznych.

5.4 Bieżące szkolenia i informacje:

Kitotec GmbH zapewnia ciągłe szkolenia i programy uświadamiające, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy rozumieją ryzyko korupcji i są upoważnieni do rozpoznawania i zgłaszania podejrzanych zachowań.

5.5 System zgłaszania naruszeń:

Istnieje poufny system zgłaszania, z którego pracownicy mogą korzystać w celu zgłaszania ewentualnych naruszeń lub podejrzeń o zachowania korupcyjne. Zgłoszenia te są dokładnie analizowane i odpowiednio rozpatrywane.

 

6 Zapobieganie praniu pieniędzy

 

6.1 Zgodność z przepisami i wytycznymi:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących zapobiegania praniu pieniędzy w regionach, w których spółka prowadzi działalność.

6.2 Ocena i zarządzanie ryzykiem:

Firma przeprowadza regularne oceny ryzyka w celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń związanych z praniem pieniędzy i opracowuje środki mające na celu zminimalizowanie lub zapobieganie tym zagrożeniom.

6.3 Monitorowanie i zgłaszanie podejrzanych przypadków:

Wszyscy pracownicy są zobowiązani do natychmiastowego zgłaszania podejrzanych transakcji lub działań, które mogą wskazywać na pranie pieniędzy. Kitotec GmbH wdrożył jasne procesy monitorowania i zgłaszania takich podejrzanych przypadków.

6.4 Szkolenia i uwrażliwianie:

Firma oferuje regularne szkolenia i programy podnoszenia świadomości, aby informować pracowników o oznakach prania pieniędzy i zapewnić im narzędzia do identyfikowania i zgłaszania takich działań.

6.5 Współpraca z władzami:

Kitotec GmbH w pełni współpracuje z właściwymi organami i wspiera je w dochodzeniach dotyczących podejrzeń o pranie pieniędzy.

6.6 Zgodność z normami ISO 37001:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania wymogów certyfikacji ISO 37001 dla systemów zarządzania antykorupcyjnego.

Zasady i najlepsze praktyki normy ISO 37001 stanowią integralną część naszego Kodeksu postępowania. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do uwzględniania i wdrażania tych standardów w swoich codziennych działaniach.

6.7 Ciągłe doskonalenie i zgodność:

Firma jest zobowiązana do ciągłego doskonalenia swojego systemu zarządzania antykorupcyjnego, aby zapewnić zgodność z normami ISO 37001 oraz zidentyfikować i wyeliminować potencjalne słabości.

6.8 Szkolenie i podnoszenie świadomości:

Pracownicy są regularnie szkoleni w zakresie wymogów i procedur zgodnych z normą ISO 37001, aby mieć pewność, że znają najlepsze praktyki zapobiegania korupcji i mogą je stosować w swoich obszarach pracy.

6.9 Kontrola i certyfikacja:

Firma przechodzi regularne audyty i certyfikacje zgodnie z normą ISO 37001, aby zapewnić stałą zgodność z tymi standardami i zagwarantować wiarygodność antykorupcyjnego systemu zarządzania.

 

7 Unikanie materiałów konfliktowych

 

7.1 Obowiązek przestrzegania:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do unikania materiałów pochodzących z konfliktów zbrojnych zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami i przepisami prawa. Firma zapewnia, że żaden z jej produktów nie zawiera materiałów, które mogłyby przyczynić się do finansowania konfliktów zbrojnych.

7.2 Zobowiązanie dostawcy:

Kitotec GmbH oczekuje, że jego dostawcy nie będą dostarczać żadnych materiałów, które pochodzą z regionów ogarniętych konfliktami lub które mogłyby przyczynić się do finansowania konfliktów. Na dostawców nakładane są jasne wymagania, aby zapewnić, że ich materiały są wolne od konfliktów.

7.3 Przeprowadzanie testów:

Firma przeprowadza regularne kontrole i inspekcje w całym łańcuchu dostaw, aby upewnić się, że żadne materiały konfliktowe nie są wprowadzane do procesów produkcyjnych.

7.4 Przejrzystość i sprawozdawczość:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do przejrzystego raportowania swoich wysiłków na rzecz unikania materiałów konfliktowych. Ustanowiono jasne mechanizmy raportowania, aby zapewnić klientom, inwestorom i innym interesariuszom wgląd w zgodność z tymi standardami.

 

8 Eksport, import i zgodność z embargami

 

8.1 Zgodność z przepisami eksportowymi i importowymi:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów eksportowych i importowych w krajach, w których firma prowadzi działalność. Obejmuje to zgodność ze wszystkimi przepisami dotyczącymi embarga.

8.2 Odpowiedzialny handel:

Firma działa odpowiedzialnie i etycznie w swojej działalności eksportowej i importowej oraz przestrzega obowiązujących przepisów dotyczących kontroli towarów i bezpieczeństwa.

8.3 Dokładny przegląd partnerów biznesowych:

Kitotec GmbH przeprowadza dokładne kontrole partnerów biznesowych i dostawców, aby upewnić się, że nie prowadzą oni żadnych nielegalnych działań w związku z eksportem lub importem, które naruszają przepisy krajowe lub międzynarodowe.

8.4 Zapewnienie zgodności produktu:

Firma zapewnia, że wszystkie produkty i usługi są zgodne z obowiązującymi przepisami i ograniczeniami dotyczącymi kontroli eksportu i nie zawierają żadnych materiałów zabronionych lub objętych ograniczeniami.

8.5 Szkolenie i podnoszenie świadomości:

Pracownicy są regularnie szkoleni w zakresie wymogów i wytycznych dotyczących eksportu, importu i embarga, aby mieć pewność, że znają przepisy i regulacje oraz ich przestrzegają.

 

9 Zapobieganie pracy dzieci i pracy przymusowej

 

9.1 Polityka zerowej tolerancji:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do zerowej tolerancji dla pracy dzieci i pracy przymusowej we wszystkich obszarach swojej działalności i w całym łańcuchu dostaw.

9.2 Standardy dostawców:

Firma oczekuje, że wszyscy dostawcy i partnerzy biznesowi nie będą zezwalać na pracę dzieci lub pracę przymusową w swoich działaniach i będą przestrzegać odpowiednich wytycznych i standardów.

9.3 Testowanie i monitorowanie:

Kitotec GmbH przeprowadza regularne kontrole i monitorowanie w całym łańcuchu dostaw, aby zapewnić, że w procesach produkcyjnych nie występuje żadna forma pracy dzieci ani pracy przymusowej.

9.4 Szkolenia i uwrażliwianie:

Pracownicy są regularnie informowani o problemie pracy dzieci i pracy przymusowej w celu podniesienia ich świadomości znaczenia tej kwestii oraz umożliwienia im rozpoznawania i zgłaszania oznak takich naruszeń.

9.5 Przejrzystość i współpraca:

Kitotec GmbH dąży do przejrzystości i aktywnie współpracuje z organizacjami i władzami w celu zwalczania pracy dzieci i pracy przymusowej oraz zapewnienia ochrony praw człowieka w całym łańcuchu dostaw.

Kitotec GmbH zobowiązał się do ścisłego przestrzegania wymogów certyfikatu SA 8000 w zakresie odpowiedzialności społecznej, w szczególności w odniesieniu do zapobiegania pracy dzieci.

Zasady i najlepsze praktyki certyfikacji SA 8000 stanowią integralną część naszego Kodeksu postępowania. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do uwzględniania i wdrażania tych standardów w swoich codziennych działaniach.

9.6 Kontrola wzdłuż łańcucha dostaw:

Firma przeprowadza ciągłe kontrole i audyty w całym łańcuchu dostaw, aby zapewnić, że żadna forma pracy dzieci nie jest zaangażowana w procesy produkcyjne.

9.7 Przejrzystość i sprawozdawczość:

Kitotec GmbH przywiązuje dużą wagę do przejrzystości i raportowania zgodności z normami SA 8000, aby zapewnić klientom, inwestorom i innym grupom interesu wgląd w środki podjęte w celu zapobiegania pracy dzieci.

9.8 Szkolenia i uwrażliwianie:

Pracownicy przechodzą regularne szkolenia i otrzymują informacje na temat wymogów certyfikacji SA 8000, aby mieć pewność, że znają najlepsze praktyki w zakresie zapobiegania pracy dzieci i mogą je stosować w swoich obszarach roboczych.

 

10 Zgodność

 

Unikanie konfliktów interesów ma ogromne znaczenie, a włączenie tych środków do Kodeksu Postępowania wraz z certyfikatem ISO 19600 podkreśla zaangażowanie firmy w przestrzeganie przepisów i etyki. Oto sugestia, w jaki sposób można to uwzględnić:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania wymogów certyfikacji ISO 19600 dla systemów zarządzania zgodnością, w szczególności w zakresie unikania konfliktów interesów. Zasady i wytyczne certyfikacji ISO 19600 stanowią integralną część naszego Kodeksu postępowania. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do uwzględniania i wdrażania tych standardów w swoich codziennych działaniach.

10.1 Identyfikacja i ujawnianie konfliktów interesów:

Pracownicy są zachęcani do identyfikowania potencjalnych konfliktów interesów i ujawniania ich zgodnie z ustalonymi procedurami. Istnieją jasne wytyczne dotyczące ujawniania konfliktów interesów.

10.2 Szkolenie i uwrażliwianie:

Firma zapewnia regularne szkolenia i informacje na temat wymogów certyfikacji ISO 19600, aby zapewnić, że pracownicy rozumieją ryzyko konfliktu interesów i potrafią odpowiednio sobie z nim radzić.

10.3 Monitorowanie i testowanie:

Regularne przeglądy i audyty są przeprowadzane w celu zapewnienia, że wytyczne dotyczące unikania konfliktów interesów są skutecznie wdrażane i że podejmowane są odpowiednie środki w celu zarządzania potencjalnymi konfliktami.

 

11 Obowiązek ochrony środowiska

 

11.1 Zrównoważony rozwój i świadomość ekologiczna:

Kitotec GmbH angażuje się w ochronę środowiska i zrównoważone wykorzystanie zasobów. Firma dąży do zminimalizowania negatywnego wpływu na środowisko i znalezienia długoterminowych rozwiązań dla wyzwań ekologicznych.

11.2 Zgodność z przepisami i regulacjami dotyczącymi ochrony środowiska:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących ochrony środowiska we wszystkich lokalizacjach, w których firma prowadzi działalność.

11.3 Efektywność energetyczna i ochrona zasobów:

Firma jest aktywnie zaangażowana w efektywność energetyczną, zmniejszanie zużycia zasobów i unikanie marnotrawstwa. Wdrażane są programy efektywnego wykorzystania energii i zasobów.

11.4 Praktyki przyjazne dla środowiska w całym łańcuchu dostaw:

Kitotec GmbH oczekuje od swoich dostawców i partnerów wdrożenia praktyk przyjaznych dla środowiska i zaangażowania w ochronę środowiska.

11.5 Ciągłe doskonalenie i innowacje:

Firma nieustannie dąży do wprowadzania innowacji i ulepszeń w celu opracowania bardziej przyjaznych dla środowiska technologii i procesów, które zmniejszają jej ślad ekologiczny.

Włączenie certyfikatu ISO 14001 do kodeksu postępowania podkreśla zaangażowanie firmy w ochronę środowiska i wdrażanie dobrych praktyk środowiskowych. Oto jedno z możliwych podejść do tego, jak można to odzwierciedlić w Kodeksie Postępowania:

11.6 Zgodność z normami ISO 14001:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do przestrzegania wymogów certyfikacji ISO 14001 dla systemów zarządzania środowiskowego.

11.7 Zakotwiczenie standardów środowiskowych w kodeksie postępowania:

Zasady i wytyczne certyfikacji ISO 14001 stanowią integralną część naszego Kodeksu postępowania. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do uwzględniania i wdrażania tych standardów w swoich codziennych działaniach.

11.8 System monitorowania i zarządzania środowiskowego:

Firma prowadzi regularne monitorowanie i audyty wewnętrzne w celu zapewnienia, że system zarządzania środowiskowego jest skutecznie wdrażany i doskonalony zgodnie z normami ISO 14001.

11.9 Szkolenia i uwrażliwianie:

Pracownicy są regularnie szkoleni i informowani o wymaganiach certyfikacji ISO 14001, aby mieć pewność, że znają najlepsze praktyki zarządzania środowiskowego i mogą je stosować w swojej pracy.

11.10 Przejrzystość i sprawozdawczość:

Kitotec GmbH kładzie nacisk na przejrzystość i raportowanie wdrażania i wydajności systemu zarządzania środowiskowego zgodnie z normą ISO 14001, aby zapewnić klientom, inwestorom i innym grupom interesu wgląd w wysiłki firmy na rzecz ochrony środowiska.

 

12 Odpowiedzialność w łańcuchu dostaw

 

12.1 Standardy dostawców:

Kitotec GmbH oczekuje, że jego dostawcy i partnerzy biznesowi będą przestrzegać tych samych wysokich standardów etyki, ochrony środowiska, warunków pracy i jakości, do których dąży sama firma.

12.2 Przejrzystość i należyta staranność:

Firma jest zaangażowana w promowanie i egzekwowanie przejrzystego łańcucha dostaw. Obejmuje to przeprowadzanie dokładnej analizy due diligence nowych dostawców i regularne weryfikowanie istniejących dostawców.

12.3 Warunki pracy i prawa człowieka:

Kitotec GmbH zobowiązuje się do zapewnienia uczciwych warunków pracy i poszanowania praw człowieka w całym łańcuchu dostaw i oczekuje od dostawców przestrzegania tych zasad.

12.4 Praktyki przyjazne dla środowiska:

Firma wymaga od dostawców przyjęcia przyjaznych dla środowiska praktyk produkcyjnych i operacyjnych oraz wykorzystywania zrównoważonych zasobów do wytwarzania produktów lub usług.

12.5 Ciągłe doskonalenie:

Nieustannie podejmowane są wysiłki na rzecz poprawy łańcucha dostaw poprzez budowanie partnerstw i wdrażanie najlepszych praktyk w zakresie zrównoważonego i etycznego łańcucha dostaw.

 

Meckenheim, 29 listopada 2023 r.

Peter Müller

Dyrektor zarządzający

Download Code of Conduct